KI im Büro: was ein Sprachmodell kann und was nicht

Vorweg: Ich bin kein KI-Experte. Ich arbeite seit rund einem Jahr intensiv mit künstlicher Intelligenz. Lokale Sprachmodelle, Spracherkennung und KI-Assistenten sind bei mir täglich im Einsatz, auf eigener Hardware. Dabei habe ich vor allem eines gelernt: wo KI im Alltag hilft und wo sie Ärger macht. Davon handelt dieser Text.

Eine Maschine, die weiterschreibt

Das häufigste Missverständnis kostet am meisten Zeit. Viele nehmen an, ein Sprachmodell schlage etwas nach, wie eine Suchmaschine oder ein Lexikon. Das tut es nicht.

Ein Sprachmodell hat sehr viel Text gelesen und daraus gelernt, welche Wörter üblicherweise aufeinander folgen. Wenn Sie etwas fragen, sucht es die Antwort nicht heraus. Es formuliert die wahrscheinlichste Fortsetzung Ihrer Frage. Darum klingt eine falsche Antwort genauso überzeugend wie eine richtige. Das Modell selbst merkt den Unterschied nicht.

Daraus ergeben sich die wichtigsten Regeln für den Alltag.

Liefern Sie das Wissen, verlangen Sie die Sprache

Ein Sprachmodell ist stark, wenn es um Sprache geht. Es fasst zusammen, formuliert um, gibt Struktur, übersetzt und liefert Ideen. Aus ein paar hingeworfenen Notizen wird eine saubere Aktennotiz. Ein holpriger Entwurf wird höflicher. Ein Fachtext wird in einfachen Worten erklärt.

Schwach ist es bei Angaben, die es nicht vor sich hat. Fragen Sie nach Ihrem Lieferantenpreis, nach einem aktuellen Gerichtsentscheid oder nach dem Termin eines Kunden, erfindet es etwas Plausibles. Es füllt die Lücke mit dem, was wahrscheinlich klingt.

Die Faustregel ist darum einfach: Liefern Sie das Wissen selbst mit, und verlangen Sie vom Modell nur die Sprache.

Wo die erfundenen Stellen sitzen

Erfundene Angaben tragen keine Warnfarbe. Sie stehen mitten im flüssigsten Absatz. Prüfen Sie darum nicht die ganze Antwort Wort für Wort, sondern gezielt diese Stellen:

• Zahlen, also Preise, Fristen und Prozente
• Namen von Firmen, Personen und Produkten
• Verweise auf Gesetze, Normen oder Quellen
• Termine

Ein praktischer Test hilft dabei: Fragen Sie sich bei jeder Angabe, woher das Modell sie haben sollte. Stand sie in Ihrer Frage? Dann ist sie vermutlich richtig wiedergegeben. Stand sie nicht darin, ist sie eine Vermutung. Auch dann, wenn sie sehr sicher klingt.

Was nie ins Eingabefeld gehört

Ein KI-Fenster im Browser fühlt sich an wie ein privater Notizblock. Das ist es meistens nicht. Der Text geht an den Anbieter und wird dort verarbeitet. Bei kostenlosen Diensten kann er je nach Bedingungen auch für das Training verwendet werden.

Eine einfache Prüffrage hilft: Würde ich diesen Text so auch einer fremden Firma per E-Mail schicken? Wenn nicht, gehört er nicht hinein. Das betrifft vor allem Personendaten, Gesundheitsangaben, Lohnlisten und Passwörter.

Für die eigentliche Hilfe braucht das Modell diese Angaben fast nie. Ersetzen Sie Namen und Beträge durch Platzhalter, bevor Sie den Text einfügen. Den Brief formuliert es genauso gut, und die echten Angaben setzen Sie danach selbst wieder ein.

Und lokal betriebene KI?

Es geht auch anders. Ein Sprachmodell lässt sich auf eigener Hardware betreiben. Dann verlassen die Eingaben das Haus nicht. Ich mache das bei mir selbst so, und auch der Support-Chat auf saba-it.ch läuft auf eigener Hardware.

Lokal ist aber nicht automatisch besser. Die grossen Cloud-Modelle sind bei manchen Aufgaben stärker, und eigene Hardware kostet Geld und Pflege. Ob sich das lohnt, hängt von Ihren Daten und Ihren Aufgaben ab. Diese Abwägung mache ich lieber ehrlich mit Ihnen, als Ihnen eine Lösung zu verkaufen, die Sie nicht brauchen.

Selbst ausprobieren

Auf saba-it.ch gibt es den kostenlosen Selbstlernkurs «KI im Arbeitsalltag». Er läuft direkt im Browser, ohne Anmeldung, mit kurzen Kapiteln und Übungen. Er zeigt, wie ich auch in einer Schulung im Betrieb arbeite: verständlich, ehrlich und ohne Verkaufsfolien.

Wenn Sie für Ihr Team eine Einordnung wünschen, die zu Ihrem Betrieb passt, mache ich daraus gerne eine Schulung bei Ihnen vor Ort.